Marcar compromissos pode ser uma tarefa tediosa, mas com a ajuda da IA, pode se tornar um processo sem esforço. Nesta seção, vamos guiá-lo pelo processo de configuração de um sistema de agendamento de compromissos alimentado por IA usando a plataforma ChatBot Builder AI.

Primeiro, você precisará criar uma nova conta e configurar seu chatbot. Depois de feito isso, você precisará integrar seu calendário, neste caso, o Google Calendar, com a plataforma. Isso permitirá que o chatbot acesse sua disponibilidade e agende compromissos de acordo.

Em seguida, você precisará configurar o comportamento do chatbot usando o recurso AutoGPT. Isso irá lidar com a lógica condicional e garantir que o chatbot agende compromissos apenas nos horários especificados, que neste caso são segundas e quartas-feiras, das 9h às 17h.

Para tornar o processo ainda mais suave, você criará um campo personalizado para a "data e hora" do compromisso, que será crucial para o chatbot agendar o compromisso corretamente.

Finalmente, você configurará a ferramenta de agendamento de compromissos, definindo o calendário, a descrição e os horários disponíveis. O chatbot então poderá agendar compromissos e atualizar automaticamente seu calendário, garantindo que você nunca perca um compromisso.

Durante todo o processo, você também aprenderá a personalizar as respostas do chatbot e fornecer instruções importantes para garantir que o processo de agendamento de compromissos seja suave e eficiente.

Para integrar calendários para um agendamento eficiente, siga estas etapas:

1. Acesse o Chatbot Builder AI e faça login ou crie uma nova conta.
2. Crie um novo chatbot e nomeie-o "Agendador de Compromissos IA".
3. Vá para a seção "Configurações" e clique em "Integrações". Conecte seu Google Calendar clicando na opção "Google Calendar" e autorizando as permissões necessárias.
4. Ative o recurso AutoGPT para lidar com a lógica condicional automaticamente.
5. Crie um prompt para o chatbot, definindo seu papel e as informações necessárias a serem capturadas (nome, sobrenome, e-mail e telefone).
6. Desative o recurso "Conectar usuário a um humano", pois você deseja que o chatbot funcione no piloto automático.
7. Crie um novo campo personalizado chamado "Data" com o tipo "Data e Hora" para armazenar os detalhes do compromisso.
8. Na seção "Marketing", adicione um novo calendário chamado "Calendário do Ryan" e configure os horários disponíveis (segundas e quartas-feiras, das 9h às 17h).
9. Na seção "Integrações", crie uma nova função chamada "Agendar um Compromisso" que permita ao usuário agendar um compromisso capturando as informações necessárias (data, nome completo, e-mail e telefone).
10. Integre a função "Agendar um Compromisso" ao prompt do chatbot e forneça instruções adicionais para garantir que o chatbot agende compromissos apenas nos horários definidos.
11. Teste o chatbot acessando o link do chat da web e interagindo com ele para agendar um compromisso.
12. Verifique os detalhes do compromisso nas análises do chatbot e em seu Google Calendar conectado.

Para criar uma experiência de chatbot personalizada, é importante elaborar cuidadosamente o prompt que define o comportamento do chatbot. Neste caso, o prompt estabelece o tom e as expectativas para o processo de agendamento de compromissos.

O prompt estabelece o papel do chatbot como o "agendador de compromissos" do Ryan, com o objetivo de cumprimentar o usuário, responder a perguntas sobre os serviços e a construção de chatbots do Ryan, e capturar as informações de contato necessárias quando o usuário solicitar um compromisso.

O prompt também fornece diretrizes claras para o chatbot, como aceitar apenas compromissos às segundas e quartas-feiras, das 9h às 17h, cada sessão tendo 30 minutos de duração e uma taxa de cancelamento de $500. Esses detalhes ajudam o chatbot a responder adequadamente e definir as expectativas certas com o usuário.

Além disso, o prompt inclui uma seção "importante" que enfatiza a necessidade de o chatbot aderir estritamente à disponibilidade de compromissos definida e sempre fornecer o próximo horário disponível mais próximo se o horário solicitado não estiver disponível. Isso garante que o chatbot mantenha a consistência e a profissionalismo em suas interações.

Ao elaborar cuidadosamente o prompt, o chatbot pode se envolver em conversas personalizadas e contextuais, proporcionando uma experiência de agendamento de compromissos suave para o usuário.

Para habilitar a função de agendamento de compromissos, siga estas etapas:

1. Vá para a seção "Fluxos" e clique na guia "Campos Personalizados". Adicione um novo campo personalizado chamado "Data" com o tipo "Data e Hora".

2. Navegue até a seção "Marketing" e role até a "Ferramenta de Agendamento de Compromissos". Clique em "Adicionar" para criar um novo calendário, nomeando-o "Calendário do Ryan".

3. Configure as configurações do calendário:

   • Defina a descrição como "Reserve uma sessão individual com o Ryan. Cada sessão tem duração de 30 minutos. Há uma taxa de cancelamento de $500."
   • Habilite compromissos às segundas e quartas-feiras, das 9h00 às 17h00.
   • Defina a duração do compromisso como 30 minutos.
   • Permita reservas com até 60 dias de antecedência, com um máximo de 1 compromisso por dia.

4. Volte para a seção "Configurações", depois "Integrações" e "Open AI". Crie uma nova função chamada "Agendar um Compromisso".

   • Na função, use o campo personalizado "Data" para capturar a data do compromisso.
   • Colete o nome completo, e-mail e telefone do usuário.
   • Forneça uma mensagem de confirmação, incluindo a taxa de cancelamento de $500.

5. Edite o prompt existente e adicione as seguintes instruções importantes:

   # Importante
   É muito importante que você nunca forneça compromissos fora de segunda a quarta-feira, no horário das 9h00 às 17h00. Se o compromisso não estiver disponível, lembre-se sempre de que você não pode usar nenhum outro horário além dos que foram definidos. Se um horário atual não estiver disponível, peça desculpas ao usuário e faça o seu melhor para fornecer o próximo horário disponível mais próximo.
   

6. Salve as alterações e teste a funcionalidade de agendamento de compromissos acessando o link do chat da web em seu navegador.

Para garantir a adesão às políticas de agendamento, o chatbot deve seguir estas diretrizes:

1. Disponibilidade de Compromissos: O chatbot deve oferecer apenas horários de compromisso às segundas e quartas-feiras, das 9h00 às 17h00. Ele nunca deve sugerir ou agendar compromissos fora desses dias e horários designados.

2. Taxa de Cancelamento: O chatbot deve comunicar claramente a taxa de cancelamento de $500 ao usuário ao agendar um compromisso. Essas informações devem ser fornecidas antecipadamente para definir as expectativas adequadas.

3. Duração do Compromisso: O chatbot deve agendar apenas compromissos de 30 minutos, conforme especificado nas políticas de agendamento.

4. Janela de Agendamento: O chatbot deve permitir que os usuários agendem compromissos apenas dentro de uma janela de 60 dias no futuro. Ele não deve aceitar agendamentos além desse prazo.

5. Limite Diário: O chatbot deve impor um limite diário de um compromisso por dia, conforme definido nas políticas de agendamento.

6. Horários Indisponíveis: Se um usuário solicitar um horário de compromisso que já esteja reservado ou indisponível, o chatbot deve se desculpar educadamente e sugerir o próximo horário disponível mais próximo.

7. Lógica Condicional: O chatbot deve aderir estritamente às políticas de agendamento e nunca tentar agendar compromissos fora dos parâmetros definidos. Ele deve lidar com toda a lógica condicional para garantir o cumprimento.

8. Notificação e Lembretes: O chatbot deve fornecer ao usuário uma confirmação do compromisso agendado, incluindo a data, hora e quaisquer detalhes relevantes. Ele também deve enviar lembretes ao usuário de acordo com os fluxos de notificação definidos.

Seguindo essas diretrizes, o chatbot garantirá uma experiência de agendamento de compromissos suave e compatível com as políticas de agendamento estabelecidas.

O tutorial forneceu uma visão geral abrangente de como configurar um sistema de agendamento de compromissos alimentado por IA usando a plataforma ChatBot Builder AI. As principais etapas abordadas incluem:

1. Criar uma nova conta de chatbot e conectá-la ao seu Google Calendar.
2. Habilitar o recurso AutoGPT para lidar com a lógica condicional e o processo de agendamento de compromissos.
3. Definir um prompt para o chatbot orientar suas interações com os usuários.
4. Criar um campo personalizado para a data e hora do compromisso.
5. Configurar a ferramenta de agendamento de compromissos, incluindo definir a disponibilidade, duração e políticas de cancelamento.
6. Implementar uma função para permitir que os usuários reservem compromissos diretamente pelo chatbot.
7. Testar a funcionalidade do chatbot e verificar os detalhes do compromisso no calendário.

Seguindo essas etapas, você pode facilmente configurar um sistema de agendamento de compromissos eficiente e amigável ao usuário, que aproveita o poder da IA para simplificar seus processos de comunicação e agendamento de negócios.