Bokningsavtal kan vara en tråkig uppgift, men med hjälp av AI kan det göras ansträngningslöst. I det här avsnittet kommer vi att gå igenom processen att ställa in ett AI-driven bokningssystem för avtal med hjälp av ChatBot Builder AI-plattformen.

Först måste du skapa ett nytt konto och ställa in din chatbot. När du har gjort det måste du integrera din kalender, i det här fallet Google Calendar, med plattformen. Detta kommer att låta chatboten komma åt din tillgänglighet och boka avtal i enlighet med detta.

Härnäst måste du konfigurera chatbotens beteende med hjälp av AutoGPT-funktionen. Detta kommer att hantera den villkorliga logiken och se till att chatboten endast bokar avtal inom de angivna tidsfönstren, vilket i det här fallet är måndagar och onsdagar mellan kl. 09.00 och 17.00.

För att göra processen ännu smidigare kommer du att skapa ett anpassat fält för "datum och tid" för avtalet, vilket kommer att vara avgörande för att chatboten ska kunna boka avtalet korrekt.

Avslutningsvis kommer du att ställa in bokningsverktyget för avtal, där du definierar kalendern, beskrivningen och de tillgängliga tidsfönstren. Chatboten kommer sedan att kunna boka avtal och automatiskt uppdatera din kalender, så att du aldrig missar ett avtal.

Under hela processen kommer du också att lära dig hur du anpassar chatbotens svar och ger viktiga instruktioner för att säkerställa att bokningsprocessen för avtal är smidig och effektiv.

För att integrera kalendrar för effektiv bokning, följ dessa steg:

1. Gå till Chatbot Builder AI och logga in eller skapa ett nytt konto.
2. Skapa en ny chatbot och ge den namnet "AI Appointment Setter".
3. Gå till avsnittet "Inställningar" och klicka på "Integrationer". Anslut din Google Calendar genom att klicka på alternativet "Google Calendar" och auktorisera de nödvändiga behörigheterna.
4. Aktivera AutoGPT-funktionen för att automatiskt hantera den villkorliga logiken.
5. Skapa en uppmaning för chatboten, där du definierar dess roll och den nödvändiga informationen som ska samlas in (förnamn, efternamn, e-post och telefonnummer).
6. Inaktivera funktionen "Anslut användare till människa", eftersom du vill att chatboten ska köras i autopilot.
7. Skapa ett nytt anpassat fält som heter "Datum" med typen "Datum och tid" för att lagra avtalsdetaljerna.
8. I avsnittet "Marknadsföring" lägger du till en ny kalender som heter "Ryans kalender" och konfigurerar de tillgängliga tidsfönstren (måndagar och onsdagar, 09.00 - 17.00).
9. I avsnittet "Integrationer" skapar du en ny funktion som heter "Boka ett avtal" som låter användaren boka ett avtal genom att samla in den nödvändiga informationen (datum, fullständigt namn, e-post och telefonnummer).
10. Integrera funktionen "Boka ett avtal" i chatbotens uppmaning och ge ytterligare instruktioner för att säkerställa att chatboten endast bokar avtal inom de definierade tidsfönstren.
11. Testa chatboten genom att komma åt webbchattlänken och interagera med den för att boka ett avtal.
12. Verifiera avtalsdetaljerna i chatbotens analyser och din anslutna Google Calendar.

För att skapa en personlig chatbotupplevelse är det viktigt att noggrant utforma uppmaningen som definierar chatbotens beteende. I det här fallet sätter uppmaningen tonen och förväntningarna för bokningsprocessen för avtal.

Uppmaningen etablerar chatbotens roll som "avtalsansvarig" för Ryan, med målet att hälsa användaren välkommen, svara på frågor om Ryans tjänster och chatbotbyggande, samt samla in nödvändig kontaktinformation när användaren begär ett avtal.

Uppmaningen ger också tydliga riktlinjer för chatboten, såsom att endast acceptera avtal på måndagar och onsdagar mellan kl. 09.00 och 17.00, att varje session är 30 minuter lång och att det finns en avbokningsavgift på 500 dollar. Dessa detaljer hjälper chatboten att svara på lämpligt sätt och ställa rätt förväntningar hos användaren.

Dessutom innehåller uppmaningen ett "viktigt" avsnitt som betonar behovet för chatboten att strikt följa den definierade tillgängligheten för avtal och alltid erbjuda nästa tillgängliga tidsfönster om den begärda tiden inte är ledig. Detta säkerställer att chatboten upprätthåller konsekvens och professionalitet i sina interaktioner.

Genom att noggrant utforma uppmaningen kan chatboten engagera sig i personliga och kontextuella samtal, vilket ger en smidig bokningsupplevelse för användaren.

För att aktivera bokningsfunktionen för avtal, följ dessa steg:

1. Gå till avsnittet "Flöden" och klicka på fliken "Anpassade fält". Lägg till ett nytt anpassat fält med namnet "Datum" och typen "Datum och tid".

2. Navigera till avsnittet "Marknadsföring" och scrolla ner till "Verktyg för avtalsbokning". Klicka på "Lägg till" för att skapa en ny kalender och ge den namnet "Ryans kalender".

3. Konfigurera kalenderinställningarna:

   • Ange beskrivningen till "Boka en enskild session med Ryan. Varje session är 30 minuter lång. Det finns en avbokningsavgift på 500 dollar."
   • Aktivera avtal på måndagar och onsdagar från kl. 09.00 till 17.00.
   • Ställ in avtalslängden till 30 minuter.
   • Tillåt bokning upp till 60 dagar i förväg, med max 1 avtal per dag.

4. Gå tillbaka till avsnittet "Inställningar", sedan "Integrationer" och "Open AI". Skapa en ny funktion som heter "Boka ett avtal".

   • I funktionen använder du det anpassade "Datum"-fältet för att samla in avtals datumet.
   • Samla in användarens fullständiga namn, e-post och telefonnummer.
   • Ge ett bekräftelsemeddelande, inklusive avbokningsavgiften på 500 dollar.

5. Redigera den befintliga uppmaningen och lägg till följande viktiga instruktioner:

   # Viktigt
   Det är mycket viktigt att du aldrig erbjuder några avtal utanför måndag till onsdag mellan kl. 09.00 och 17.00. Om avtalet inte är tillgängligt, kom ihåg att du inte kan använda några andra tidsfönster än de som har definierats. Om ett aktuellt tidsfönster inte är tillgängligt, be användaren om ursäkt och gör ditt bästa för att erbjuda nästa tillgängliga tidsfönster.
   

6. Spara ändringarna och testa bokningsfunktionaliteten för avtal genom att komma åt webbchattlänken i din webbläsare.

För att säkerställa efterlevnad av schemaläggningspolicyn bör chatboten följa dessa riktlinjer:

1. Tillgänglighet för avtal: Chatboten bör endast erbjuda avtalstidsfönster på måndagar och onsdagar, mellan kl. 09.00 och 17.00. Den bör aldrig föreslå eller boka avtal utanför dessa angivna dagar och tider.

2. Avbokningsavgift: Chatboten bör tydligt kommunicera avbokningsavgiften på 500 dollar till användaren när ett avtal bokas. Denna information bör ges i förväg för att ställa rätt förväntningar.

3. Avtalslängd: Chatboten bör endast boka 30-minutersavtal, enligt de angivna schemaläggningspolicyerna.

4. Bokningsfönster: Chatboten bör endast tillåta användare att boka avtal inom ett 60-dagars fönster i framtiden. Den bör inte acceptera bokningar utöver denna tidsram.

5. Daglig begränsning: Chatboten bör upprätthålla en daglig begränsning på ett avtal per dag, enligt de angivna schemaläggningspolicyerna.

6. Otillgängliga tidsfönster: Om en användare begär ett avtalstidsfönster som redan är bokat eller otillgängligt, bör chatboten artigt be om ursäkt och föreslå nästa tillgängliga tidsfönster.

7. Villkorlig logik: Chatboten bör strikt följa schemaläggningspolicyerna och aldrig försöka boka avtal utanför de definierade parametrarna. Den bör hantera all villkorlig logik för att säkerställa efterlevnad.

8. Meddelanden och påminnelser: Chatboten bör ge användaren en bekräftelse på det schemalagda avtalet, inklusive datum, tid och relevanta detaljer. Den bör också skicka påminnelser till användaren enligt de definierade meddelandeflödena.

Genom att följa dessa riktlinjer kommer chatboten att säkerställa en smidig och efterlevande bokningsupplevelse för användarna, samtidigt som de etablerade schemaläggningspolicyerna upprätthålls.

Tutorialen har gett en omfattande översikt över hur man ställer in ett AI-driven bokningssystem för avtal med hjälp av ChatBot Builder AI-plattformen. De viktigaste stegen som täckts är:

1. Skapa ett nytt chatbotkonto och anslut det till din Google Calendar.
2. Aktivera AutoGPT-funktionen för att hantera den villkorliga logiken och bokningsprocessen för avtal.
3. Definiera en uppmaning för chatboten för att vägleda dess interaktioner med användare.
4. Skapa ett anpassat fält för avtalets datum och tid.
5. Konfigurera verktyget för avtalsbokning, inklusive att ställa in tillgänglighet, längd och avbokningspolicyer.
6. Implementera en funktion som låter användare boka avtal direkt via chatboten.
7. Testa chatbotens funktionalitet och verifiera avtalsdetaljerna i kalendern.

Genom att följa dessa steg kan du enkelt ställa in ett effektivt och användarvänligt bokningssystem för avtal som utnyttjar kraften i AI för att effektivisera din företagskommunikation och schemaläggningsprocesser.