Per gli ultimi sette giorni, ho avuto un agente AI che si è preso in carico la mia casella di posta elettronica. Può leggere tutti i miei messaggi, creare bozze di email e persino inviare email per mio conto. L'agente ha gestito più di 60 email che ho ricevuto durante questo periodo.

Initialmente, l'agente AI non aveva alcuna conoscenza pregressa su di me e sul mio comportamento tipico, il che ha causato alcuni problemi. Tuttavia, attraverso alcune iterazioni, siamo riusciti a migliorare significativamente le sue prestazioni. L'agente ha letto centinaia delle mie email passate per estrarre fatti e conoscenze su di me, come il mio Twitter, Discord e la mia posizione. Ha anche imparato la mia voce, il tono e la logica per rispondere ai messaggi sulla base di questi esempi passati. Ciò ha permesso all'agente di creare una versione digitale di me stesso, comportandosi quasi identicamente a come farei io.

L'agente ha anche sviluppato un sofisticato modello di comportamento, in cui prima categorizza ogni nuova email e poi intraprende azioni diverse in base al tipo di categoria. Ad esempio, per le email relative a partnership, l'agente fornirà un riepilogo sul potenziale cliente, sulla sua azienda e controllerà il mio calendario per coordinare un orario di incontro che vada bene per entrambi. Se il caso è al di là delle capacità dell'agente, lo escalerà a me.

Per creare una seconda base di conoscenza di conoscenze ed informazioni estratte su di me, ho seguito i seguenti passaggi:

1. Ho esportato tutte le mie email inviate in passato da Gmail e convertito il file Mbox in un file CSV con il testo delle email e le mie risposte.

2. Ho utilizzato un modello linguistico di grandi dimensioni (GPT) per analizzare ogni risposta email ed estrarre informazioni chiave e conoscenze su di me, come il mio link Discord, dove vivo, ecc. Questo è stato fatto suddividendo le risposte email in porzioni più piccole, passandole attraverso un prompt per estrarre le FAQ e poi combinando i risultati.

3. Ho salvato le FAQ estratte in un nuovo file CSV, che è diventato la seconda base di conoscenza per il mio assistente AI.

Ora, ogni volta che il mio assistente AI riceve una nuova email, può fare riferimento sia alla cronologia delle risposte email che alle informazioni estratte per fornire una risposta più personalizzata e accurata, imitando il modo in cui risponderei normalmente.

Il motivo principale per cui ho iniziato a costruire questo assistente AI è perché la mia casella di posta elettronica stava diventando incontrollabile. Ricevevo molte più email di quante potessi gestire e a volte vedevo l'email e conoscevo la risposta, ma volevo essere sicuro che l'email fosse scritta correttamente. Normalmente, avrei usato ChatGPT, fornito alcuni contesti su me stesso, l'email originale e chiesto di generare una risposta, ma questo processo era abbastanza lungo e quando ero solo con il mio telefono, non potevo farlo perché copiare e incollare le cose tra diverse app non era così semplice.

Questo mi ha fatto pensare, e se potessi avere GPT a creare una bozza di risposta per ogni singola email ogni mattina, che io controlli la mia email sul computer o sul telefono? Una bozza di risposta è già lì e devo solo rivederla e cliccare su Invia. È esattamente quello che ho fatto. Per la prima versione, non ho nemmeno scritto alcun codice; ho letteralmente usato Zapier per costruire questo flusso di lavoro in cui avrei attivato GPT ogni volta che ricevo una nuova email con un prompt specifico e, una volta che GPT restituisce il risultato, crea una bozza di risposta. Il processo di risposta è un po' complicato, in quanto devo cercare l'email con l'indirizzo email e l'oggetto prima, il che mi dà l'ID della conversazione che posso utilizzare per creare una bozza di risposta e passare il testo della risposta. L'ho impostato in 5 minuti, ma il risultato è stato incredibile: ogni nuova email aveva già una bozza creata e potevo cliccare direttamente su quella, rivedere i risultati, apportare alcune modifiche se necessario e cliccare su Invia. Era accessibile ovunque, anche quando ero sul mio telefono.

Questo è stato il mio primo apprendimento: portando l'AI nel flusso di lavoro esistente di un utente e rendendola contestuale, può essere un'esperienza magica. Tuttavia, il problema era molto evidente perché si trattava semplicemente di un prompt GPT e non aveva alcun contesto su chi fossi io. Questo ha sicuramente causato molti problemi e nel 50% dei casi la qualità della risposta era così scarsa che non potevo davvero usarla e avrebbe anche allucinato e preso decisioni sbagliate per me. Per rendere questo assistente AI utile, dovevo insegnargli alcuni fatti su di me e sul dominio in cui opero, in modo che potesse rispondere alle domande come faccio io.

Questo è arrivato alla seconda iterazione, in cui volevo digitalizzare e creare una base di conoscenza su di me in modo che l'assistente AI potesse imitare il mio comportamento. L'approccio che ho deciso di adottare è stato quello di creare una base di conoscenza per le mie email passate - se posso estrarre i fatti e le conoscenze su di me semplicemente dalle email passate e creare anche un database in modo che ogni volta che l'assistente AI riceve una nuova email, possa provare a cercare qual è stata l'ultima volta che ho ricevuto un tipo di email simile e come ho risposto in precedenza.

Ho prima esplorato tutte le email che ho mai inviato e poi ho estratto i dati puliti in un file CSV che ha due colonne: un messaggio originale che le persone mi hanno inviato e l'altro è come ho risposto prima. Poi ho preso la risposta originale e l'ho trasformata in informazioni estratte e FAQ in formato JSON. Ho quindi utilizzato queste due principali fonti di conoscenza per effettuare una ricerca vettoriale ogni volta che ricevo una nuova email in modo che questo assistente AI possa effettivamente avere un riferimento da cui imparare.

Il risultato è stato incredibile. Sono riuscito a creare un sofisticato sistema di categorizzazione e risposta delle email in cui l'agente AI può ora categorizzare ogni email in diversi tipi, come richieste di consulenza, opportunità di collaborazione o richieste generali, e intraprendere azioni diverse in base alla categoria. Ad esempio, se si tratta di una richiesta di consulenza, controllerà prima se l'email ha fornito le informazioni necessarie come il problema che stanno cercando di risolvere e il loro budget, e in caso contrario genererà una risposta per raccogliere queste informazioni prima di escalarlo a me. Se si tratta di una email di collaborazione o sponsorizzazione, ricercherà prima l'azienda e l'opportunità prima di inoltrarla a me con un riepilogo.

Questo sistema è stato un vero e proprio game-changer per me, permettendomi di gestire in modo efficiente la mia casella di posta elettronica e liberare il mio tempo per concentrarmi su attività più importanti. Sfruttando l'AI e costruendo una solida base di conoscenze, sono riuscito a creare un assistente email personalizzato e intelligente in grado di gestire una parte significativa del mio carico di lavoro email.

I principali insegnamenti tratti da questa esperienza di avere un agente AI che gestisce la mia casella di posta elettronica sono:

1. Integrare l'AI nei flussi di lavoro esistenti può fornire notevoli guadagni di produttività, anche con implementazioni semplici.
2. Costruire una base di conoscenze completa su se stessi, estraendo informazioni dalle email passate, consente all'agente AI di imitare meglio il proprio comportamento e rispondere in modo più accurato.
3. Sviluppare un sistema modulare e personalizzabile di strumenti specializzati consente all'agente AI di gestire una vasta gamma di scenari email con capacità decisionali sofisticate.
4. Gli aggiornamenti e i perfezionamenti continui della base di conoscenze e dell'insieme di strumenti sono cruciali per mantenere l'efficacia dell'agente nel tempo.

Complessivamente, questo progetto dimostra il potenziale dell'AI per automatizzare e razionalizzare i compiti amministrativi personali, liberando tempo ed energia mentale per attività di maggior valore. Con il giusto approccio, un assistente AI può diventare un'estensione fluida del proprio flusso di lavoro e dello stile di comunicazione.